ДЕСЕТ ОСНОВНИ ПРАВИЛА ЗА УСПЕХА НА ЕДИН ПРОЕКТ

ДЕСЕТ ОСНОВНИ ПРАВИЛА ЗА УСПЕХА НА ЕДИН ПРОЕКТ

Защо толкова малко проекти успяват? Въпреки десетилетията развитие на управлението на проекти и все по-голямата им сложност, много мениджъри се обръщат към 10-те основни правила за успеха на един проект. Тези общи насоки държат ключа към увеличаване на процента на успеваемост и предоставяне на по-голяма последователност в жизнения цикъл на проекта ви:

 

Правило № 1: Да знаете какво правите.
Набележете къде искате да отидете и това, което се опитвате да постигнете. Обмислете как може да се съгласуват действията по вашия проект с други проекти в рамките на цялостното планиране. Убедете се, че отделните проекти взаимно няма да си пречат.

Правило № 2: Да знаете защо го правите.

Точно колкото важно е да знаете какво правите, точно толкова важно е да осъзнавате и защо го правите. Това  добавя перспектива и измерение, че проектът съществувапо причини извън себе си. Изследванията показват, че когато един проект води до резултати, които са предназначени да отговорят на напълно доказана необходимост, то тогава има голяма вероятност за успеха на проекта. Затова мениджърите трябва да докажат, че има обоснована бизнес необходимост от проекта, преди да се съгласят да отделят организационни ресурси за реализацията му. Обикновено проектите са родени от една или две причини:(1) има външна сила, (например търсене на пазара), или (2) има вътрешна сила, (примерно оперативната неефективност или производствени проблеми). Всяка причина изисква целенасочена работа на проекта. От гледна точка на проекта трябва да се знае защо се прави това, което се прави – създаване на показатели, определяне на заинтересованите страни и (може би най-важното) създаване на подробен план за изпълнение. Необходим ли е проекта? Дали се приведе в съответствие с целите на организацията и постигането на основните цели и целите на фирмата? Виждате ли положителна промяна, която оказва върху организацията и нейните клиенти? Ако да, то продължете с реализацията.

Правило № 3: Бъдете предпазливи, честни и подготвени.

Организациите не разполагат с неограничено време и средства, oсъзнайте наличието на множество проекти и задачи, различни от вашата. Не губете времето на хората, защото то е ценно и следва да бъде използвано за положителни и продуктивни усилия. Няма проект, който да е успял под непочтено ръководство. Доверието на екипа ви е от съществено значение. Бъдете активни и честни. Не забравяйте думите на Луи Пастьор: „Шанс облагодетелства само подготвените умове“, така че винаги бъдете подготвени. Проектите са твърде динамични за да разчита на късмет и шанс. Пригответе се да бъдете изненадани. Подгответе се за „какво ще стане, ако“, с което със сигурност ще се сблъсквате през целия жизнен цикъл на проекта. Подгответе се за успеха на проекта.

Правило № 4: Възползвайте се от силните си страни.

Това правило важи за много аспекти. Накратко трябва да знаете какво знаете. Това важи при работа и на проектно и на организационно ниво. През 1776 година Адам Смит твърди, че търговиятае с нулева сума в труда си „Изследване на природата и причините за богатството на нацията“. Смит обяснява различията в страните възоснова на техните способности за ефективно производство на стоки, като начин за идеята за абсолютно предимство. Това предимство е видно, когато производителят на дадена стока е по-ефективен, отколкото всеки друг, което му дава предимство пред конкурентите. Tази теория важи и днес и се отнася не само за държави, както твърди Смит, но и за отделни организации. Фокусирането върху основните компетенциии аутсорсването или партнирането, доколкото е възможно сексперти, дава съществено предимство.

Правило № 5: Да знаеш как да управляваш.

Имате нужда от план и време за планиране. Трябва да сте в състояние да си представте крайния резултат от успешен проект. Разбийте този резултат на управляеми етапи (или етапи на работа) и определете критичния път на всеки етап. Това означава разбиване на проекта на парчета, разбираеми за всички в екипа. Някои предприятия следват предварително изготвена методология за всички проекти. Много предприятия не го правят. Ако не разполагате с методология на проекта знайте, че най-лесно ще се провалите ако не създадете такава.Лесно ще се провалите и ако управлявате всеки проект по различен начин. С този подход вие със сигурност ще постигнете ниски резултати и ще се задържите на основно ниво на проектни знания. Намерете или създайте методология, която да работи за бизнеса на вашата организация и в рамките на вашите нужди и я усъвършенствайте непрекъснато. Планът ви трябва да е разбит на отделни работи, да предвижда достатъчно време за пълно завършване навсяка задача. Трябва да се определи отговорник за успешното изпълнение назадачите. Моля, обърнете внимание: Вие като ръководител на проекта, трябва да разбирате, че лицата отговорни за изпълнение на всяка задача трябва да имат необходимите знания, умения и инструменти за решаването и. Знаейки кой, какво и кога не се ограничава само до екипа на проекта. Всички външни заинтересовани страни имат своята роля и отговорности и координирането им също е важно. Независимо кои са се уверете, че те разбират какво, защо и кога трябвада направят. Проектите са живи, динамични и се случват в реалността. Следователно със сигурност ще възникнат неочаквани събития, които ще отклоняват екипа от първоначалния план. Това не означава, че планираните резултати са само на теория. По-скоро трудностите трябва да бъдат разгледани от интелигентни хора, които могат да управляват проблеми.

Правило № 6: Да знаеш как да комуникираш.

Наложително е да знаете как се общува ефективно, независимо дали писмено, словесно, визуално, с езика на тялото или по друг начин. Добре е да знаете ако в екипа са възникнали предположения, нагласи или погрешни впечатления. Това е предизвикателство към комуникативните ви умения. Тъй като екипите са съставени от различни индивиди – всички с уникални възможности мислене – трябва да сте в състояние да комуникирате с различни хора със съответните нагласи, вярвания и грижи. За най-добра комуникация общувайте с детайли и цветно. Описвайте работата с примери и случаи, когато е възможно. Уверете се, че твърденията са базирани на действителността. За да държите екипа информиран за хода на работата по проекта и предстоящите събития, организирайте редовни срещи и изготвяйте редовно доклади за състоянието на проекта и / или чек-листи. Не забравяйте, че първоначалният план не винаги се спазва. Ако се случват неблагоприятни събития за проекта, обсъждайте проблемите и обърнете по-голямо внимание на плана за намаляване на риска. Не се притеснявайте да комуникирате, но знайте кога да спрете и да се върнете към работа по наличната информация.

Правило № 7: Да знаеш как да успееш.

Проектите имат за цел да успеят, задоволявайки всички участници. Първата стъпка е да повярваме, че ще успеем и да разпространяваме тази увереност в членовете на екипа.
Успехът на всеки проект се крепи на три стълба: хора, ресурси и знания. При наличен професионален състав, достатъчно време и пари и на необходимата информация, качествените резултатине закъсняват. Все пак ако имате твърде малко или много от тях, ще имате проблеми (или по-лошо). Проекти с изяснена основна цел имат по-голям шанс за успех. Ако нямате ясна идея за целта на проекта се отнесете към правило № 2 и я изяснете.
Положителна нагласа е задължителна. Лидерите и членовете на екипа трябва да вярват, че проектът може да успее или той никога няма да успее. За създаване на успешна организация всеки проект трябва да е в хармония с целите на фирмата.

Правило № 8: Да знаеш как да губиш.

Ако искате да се провалите трябва само да направите компромис с някой от трите стълба, описани в правило № 7, независимо кой от тях.Това правило няма да помогнеза излизане от трудни ситуации, но трябва да се има в предвид при промени в плaна. Проект се проваля по многопричини: липсата на ангажираност от висшето ръководство, липса на ясна визия, не ясно дефинирани резултати, липса на графици и планиране на риска, взимане на решения въз основа на общи предположения вместо на конкретни данни, пасивно участие на заинтересованите страни, липса на структура на работа или лоша комуникация.
Ако вашият проект изглежда ви се ‘изплъзва’, прегледайте този списък и направете промяна. Влезте отново в график. Разпространете чувство за неотложност и се стремете да успеете! Ако въпреки усилията ви провалът на проекта е неизбежен, поучете се от него. Събирайте безценни знания от провалили се проекти следващия път по възможност избягвайте тези грешни стъпки по пътя си към успеха.

Правило № 9: Да знаеш кога един проект е приключил.
В края на всеки етап и в ключови етапи през целия жизнен цикъл на проекта той застава на опорна точка да продължи или не.На всяка едина от тези основни точки ръководителят на проекта трябва да отдели специално внимание на показателите и динамиката на проекта. Целите му постигнати ли са? Има ли причини за промени впроекта? Можем ли все ощеда успеем? При достигане на точка, вкоято трябва да се отговори на тези въпроси ако всичко е наред, проектът продължава. Ако съществуват опасения, проектът може би е по-добре да бъде замразен. Не се страхувайте да спрете проекта, ако мотивите за продължаване вече не са налице. Далеч по-добре е да се прекрати проекта рано, отколкото да се доведе до край с продукт или продукция, която не е желана и ви е струвала скъпо. Това влияе катастрофално на психиката на екипите по проекта. Ако нещо няма да работи, унищожи го. Вашето време и пари може да се похарчат по-добре за някоя по-голяма кауза.

Правило № 10: Да знаеш как да се учиш.
Вашият проект не е успешен ако не успеете да споделите знанията си с други хора от фирмата. Процесът на обучение е постоянен. Абсолютно вярно е, че знанието е сила. Единственото средство за получаване на знания е обучението. Научете се да се създавате знания. Превърнете знанието в сила. Успехът постигнат при управлението на проекта е повече от просто въвеждане на методика, стандарт или извършването на набор от упражнения на базата на шаблони. Успех по-скоро се постига чрез прилагането на интелигентни здрави принципи на ръководство от опитни професионалисти. Всички проекти имат сходни характеристики и ние може да се учим от тях.