ИНСТРУМЕНТИ ЗА УПРАВЛЕНИЕ НА ПРОЕКТИ

ИНСТРУМЕНТИ ЗА УПРАВЛЕНИЕ НА ПРОЕКТИ

Необходимостта от прозрачност

Лидерите на организации често нямат ясна представа за по отношение на вътрешната организация. Това се дължи на липсата на съгласуваност между стратегическите планове, тримесечните планове, плановете на проектите и списъците с ежедневни задачи на членовете на екипа. Всички тези елементи трябва да са част от генерален план, който да отразява реално това, което се случва в организацията. Идеалното средство трябва да може лесно да обединява всички тези елементи в една по-обща картина. С помощта на такъв инструмент списъците с ежедневни задачи трябва да проличат в проектните планове. Проектите трябва да постигнат стратегическите си цели.

Идеалният инструмент за управление на проекта трябва да позволи взаимодействие между  екипите по време на управлението на проекта, отчитайки техния принос към общите задачи и да им позволи актуализиране на плановете, когато е необходимо. Плановете трябва да бъдат автоматично обвързвани в общата картина, като промените в графика незабавно да бъдат на разположение на всички от екипа.  По този начин приносът на дъното на организационното дърво може ефективно да бъде съчетан с  ръководството и контрола от върха. Комбинирани двата метода „отгоре надолу“ и „отдолу-нагоре“ за управление на проекти позволяват на фирмите да станат по-гъвкави и продуктивни. Така цялата структура става прозрачна и това позволява проследяване процеса от общите цели до ежедневните задачи. Прозрачността в компанията позволява на корпоративните ръководители да развият бизнеса си в правилната посока.

Отървете се от прекомерно рутинната работа

Съвременният ръководител на проекти заема централно място в комуникационния процес. Негово или нейно задължение е да следи развитието на проекта чрез е-мейл съобщения и срещи и да ги свързва като части от пъзел. След това ръководителят на проекта трябва да отчете новите изисквания от заинтересованите страни и външната бизнес среда, да актуализира плановете и да ги изпрати по е-мейл на всеки член на екипа, да докладва за напредъка на висшето ръководство и да напомня на служителите за крайните срокове и за просрочените задачи. Този болезнен процес се повтаря ежедневно и води до забавяне на ръководителите на проекти и организации.

Идеалният инструмент трябва да елиминира голяма част от тази рутина. Ето как трябва да изглежда ежедневието. „Инструментът“ изпраща е-мейл съобщения на участниците за крайните срокове и просрочените задачи и не се налага ръководителят на проекта да изразходва време и енергия за това. Когато задачите са изпълнени служителите трябва само да кликнат върху линк на напомнящия е-мейл и да маркират задачата като изпълнена. Информацията за изпълнението на задачата отива директно в споделена работна област и не се налага повече да се изяснява статута чрез срещи и електронна поща. Няма нужда информацията да се копира от е-мейла в досието на проекта.

Имейл уведомленията държат хората в течение, така че ръководителят на проекта не е необходимо да изпраща допълнителни съобщения за актуализации. Заинтересованите страни имат пряк достъп до отчети и планове, актуализирани в реално време, така че не е необходимо черпят информация от ръководителя на проекта.

Всичко това е на разположение 24 часа в денонощието, 7 дни в седмицата, по целия свят. И така, какво остава за ръководителя на проекта? Ръководство и лидерство.

Той може да спре да се занимава с ежедневните рутинни задачи и да се фокусира върху продуктивността и ефективността на процеса.

Е-мейл интеграция

Друг голям проблем на традиционните инструменти за управление на проекти е, че информацията често не достига до тях от електронната поща. Непродуктивно и досадно е да копирате ръчно обновяванията от електронни писма до друг приложен софтуер. Това е причината хората често да пропускат тази процедура, оставяйки плановете необновени. Няма смисъл от остарели планове. Така че всички възможности за комплексно планиране на традиционния софтуер за управление на проекти много често се оказват безполезни в действителност, особено в комбинирани проекти и при променливи условия, в които графиците се променят непрекъснато.

Идеалният инструмент за управление на проекти трябва да интегрира е-мейл съобщенията в общата среда за сътрудничество автоматично. Е-мейл интеграцията е толкова важна, колкото способността да делегирате права на членовете на екипа да актуализирт на планирането на проекта. Голяма част от рутинните задачи на мениджъра ще отпаднат, оставяйки повече време за лидерство и стратегическо мислене.

Обобщение

След преглед на всички ограничения, свързани с използването на традиционния софтуер за управление на проекти, ние можем да си представим как би изглеждал идеалният инструмент за управление на проекти.

Идеалното средство за управление на проекти отприщва силата на сътрудничеството и позволява на служителите да допринесат за планирането и проследяването на процеса. В същото време то позволява на ръководителите на проекти да контролират и да следят напредъка. Проект мениджърът ръководи работата на екипа въз основа на постоянно актуализирана информация.

Идеалният инструмент е прост, гъвкав и евтин. Той се използва от цялата компания от висшето ръководство до редовия служител.

Най-важното – идеалният инструмент за управление на проекти спомага компанията да спечели предимство чрез възможността да се ориентира във вътрешната организация и да реагира бързо на промените в бизнес обстановката. Приемането на такъв инструмент ще бъде от полза на всички.