КАКВА ВСЪЩНОСТ Е ДЕЙНОСТТА НА ПРОДЖЕКТ МЕНИДЖЪРА?

КАКВА ВСЪЩНОСТ Е ДЕЙНОСТТА НА ПРОДЖЕКТ МЕНИДЖЪРА?

 

Какво всъщност прави проджект – мениджъра? На най-високо ниво, той прилага набор от инструменти и техники, за да се движат организациите към една цел. Тази цел може да бъде разработването на нов продукт или услуга, за да се създадат по- ефективни начини за работа. Всяка компания разчита на ръководителя на проекта за изпълнението на задачата, който след това прави каквото е необходимо, за да го постигне зададената цел. Ние сме тези, които обръщат организационните цели в реалност. Как става това? Най-вече, като следваме доказани процеси и стандартни стъпки, които можем да променим за всяка конкретна цел.

На по – ниско ниво ние разбиваме процеса /проекта/ на четири основни етапа: Начало, Планиране, Изпълнение и Завършване /Приключване/ на проекта. По време на Началния етап ръководителя на проекта намира цялостна информация свързана с целта на проекта. Например: Защо организацията си поставя именно тази цел? Какви са ползите за организацията /фирмата/ от тази цел? Има ли някакви алтернативи? Какви са определените очаквания и фирмената политика свързана с тази цел? И т.н. Една от дейностите на проджект мениджъра е да бъде сигурен, че проектът ще бъде добър и от полза за компанията. Добрите мениджъри на проекти са предупреждение за обречени проекти: тези, които са фаворитите на някои старши изпълнителен директор, вместо да използват ограничените ресурси на

Един път разбран проекта в детайли се пристъпва към втората фаза – Планиране. Не трябва да се избързва с изпълнението по проект преди той обстойно да се планира и тази фаза да се обследва също в детайли и най-прецизно. Самото планиране се състои от  пет основни стъпки:

  1.  Първата стъпка е да се идентифицират всичките възможни задачи, които ще доведат до успешен завършек на проекта. За тази цел ръководителят на проекта използва инструмент наречен Работна линейна структура /Work Breakdown Structure – WBS/, който е най – добрият начин за разбиването на работата на проекта на малки успешни под стъпки, които ще доведат до успешен край цялостният проект;
  2. Втората стъпка от етапа Планиране е да се организира тези задачи в строга последователност. Някои задачи могат да се извършат в деня на започването на проекта но някои от тях не могат да започнат докато други не са готови. Например, не може да се изгради покрива, докато стените не са построени; не можете да инсталирате софтуеъра докато хардуера работи и т.н. Ние често организираме тези задачи в диаграмова мрежа, която илюстрира всяка задача и последователността, в която трябва да се направи. Това е едно от предимствата и разочарованията на управлението на проекти, че някои задачи могат да бъдат направени в паралелен ред, но някои не могат без да бъдат извършени и довършени други;
  3. Трета стъпка  е да се оцени продължителността и усилията на всяка задача. Разбира се, има разлика между продължителност и усилие. Сега, когато знаем последователността на задачите и продължителността на всеки един, можем да направим график, като има една последна стъпка, която ще наруши нашата внимателно изложена поредица от задачи, ако разбира се не бъде изпълнена както трябва. И това е следващата четвърта стъпка;
  4. Четвъртата стъпка е определяне на хората към задачите.  Ако имахме неограничен брой хора, това не би било проблем, но разбира се, стигаме до ограничените ресурси и служители. Проблемът възниква, когато ние делегираме например  на Фред две задачи. Но ние сме планирали, че тези две задачи трябва да бъдат свършени по едно и също време. Сега какво? Бихме могли да клонираме Фред, но точно сега, това не е технически осъществимо и в повечето страни това е незаконно. Ако приемем, че не може да се определи друг човек към една от тези задачи те ще бъдат извършени една след друга. Разбира се, че ще се промени нашият график, но и това е  необходима част от планирането. Ръководителите проект наричат тази стъпка „ресурс изравняване“, защото ние все още настояваме за отнасящи се до някои много приятни хора като „ресурси „, въпреки чувствителното обучение.
  5. С това завършва нашия график. Сега какво ще кажеш за бюджета , нашата пета и последна стъпка? Е, ние ще трябва да си купи някои неща, като например оборудване или материали или доставки или консултация или пътуване или обучение, така че по-добре се уверете, че сте планирали тези неща.  Ние също така ще трябва да платим на хората, които ще осъществят проекта, така че трябва да бъдем наясно с времето и усилията, които те ще положат. Запомни, как оценяваме усилията и продължителността на нашите задачи? Ние използвахме продължителността, за да направим графика. Сега ние използваме усилието да ни даде бюджета или поне тази част от бюджета, която налага заплащането на хората, които ще използваме. За всеки човек, ние просто се умножаваме броя на часовете на труд и  процент на дадено лице, след това задачите и работата извършени от всички наши хора. Добавете и разходите за оборудването и т.н., и вече имаме бюджет.

Етапът на планиране е завършил.

Сега ние сменяме скоростите и започваме етапа на изпълнение. И ние наистина трябва да сменим предавките. Планирането е ведър, самотен, почти монашески процес. Вярно е, че ние трябва да се консултираме с хората, така че да можем да изградим плана, но работата е стъпка по стъпка, аналитична. Изпълнение, от друга страна, е забързаното, случващо се наведнъж. Ние трябва да съберем екип, да поставим задачи на хора, и да ги проследим, така че да сме наясно дали те извършват техните задачи в срок. Ние трябва да се справим с проблемите, които се крият в тъмни места и връхлитат върху нищо не подозиращите проекти, когато времето е перфектно. На ръководителите проект им се налага да се справят със собственика на проекта, който идва с нови ярки идеи за това как тази цел може да се направи още по-добре, което означава, че ние трябва да направи план за допълнителна работа или да убеди собственика, че ако той иска да конвертирате този проект в кариерата, той може би трябва да намали своя  ентусиазъм. По време на този етап, ние трябва да разберем състоянието, рисковете, които водят до отклонение от проекта, да ги решим или в най – добрия случай да ги предотвратим и да направим така че собственикът или възложителят  да бъде доволен.

Накрая,  след като проектът е изпълнен преминаваме към етапа на приключване. Това е етапа, когато предаваме завършения проект на хората, които ще го поемат и ще го използват създаваме подкрепа или оперативни процедури, които ще бъдат необходими, закриваме всички кодове, така че никой не може повече да таксува за време и труд свързани с дадения проект, освобождаваме трудолюбивия екип, така че те могат да ни напуснат и да приемат ангажименти за  други проекти. Това е, най – накрая, когато можеш да седнеш с чаша вино и да направиш една равносметка, че за пореден път си изпълнил проекта и си довел компанията до нейната цел – придобиване на печалба.