НАЙ-ЧЕСТО СРЕЩАНИТЕ ГРЕШКИ ПРИ КОМУНИКАЦИЯ, КОИТО РЪКОВОДИТЕЛИТЕ НА ПРОЕКТИ ПРАВЯТ

НАЙ-ЧЕСТО СРЕЩАНИТЕ ГРЕШКИ ПРИ КОМУНИКАЦИЯ, КОИТО РЪКОВОДИТЕЛИТЕ НА ПРОЕКТИ ПРАВЯТ

Много ръководители на проекти (проджект мениджъри и инвеститорски контрол) си вършат фантастично работата относно организацията и предаването на своите проекти, както и това да направят клиентите си щастливи. Но може би все още е вярно, че по-голямата част от проект мениджърите са по-силни в умения за създаване на планове и отчети, отколкото в умения за общуване и мотивиране на хората. Грешките описани  по-долу са тези, на които най-често ставаме свидетели, които  ръководителите на проекти правят, когато става въпрос за по-деликатни умения за общуване.

 

  • Повече говорите, отколкото слушате

Голяма част от работата на ръководителите на проекти (проджект мениджъри и инвеститорски контрол) е да се занимават с определяне на  работа, решаване на въпроси, координиране на дейностите и оценка на напредъка. Натискът е голям и те са заети да направят всичко. В този процес те често дават заповеди и казват на хората какво да правят. Много малко от тях отделят време наистина да се свържат индивидуално с всеки, да слушат и да  проверяват как посланието им е било разбрано. Не трябва просто да казваме на хората какво да правят, тъй като това не упълномощава или не мотивира никого. Просто мислете за времето, когато вие сте  очаквали да получите резултат. Вместо това, отделете време да питате хората как са, какво мислят за съобщението което са получили от вас , какво ги  тревожи и как екипа може да работи  по-умело. Наистина слушайте това, което те казват. Това ще ви даде много ценна информация и ще засили доверието между вас.

  • Комуникация с клиента в писмен вид, а не лице в лице

Постоянно виждаме мениджъри на проекти (инвеститорски контрол), които пишат писма на клиентите си, вместо да говорят лично с тях. Писмената комуникация е чудесна за кратки съобщения, без излишна сложност, но не трябва да се използва, просто защото е по-удобно, или да си спестявате неудобството от труден разговор. Много недоразумения и неразбирателства се раждат, защото не отделяте време да идентифицирате допирни точки със своите клиенти и да ги подготвяте за това, което следва.

  • Комуникацията лице в лице е задължителна в случаите, когато:

Искате да си изградите доверие и да се уверите, че сте на една и съща позиция;
Залозите са високи, като например във връзка със значителен риск;
Усещате, несъгласие или конфликт;
Можете да помолите за съвет или обратна връзка;
Искате да спечелите подкрепата на клиента си за важен въпрос;
Искате да разберете гледната точка на клиентите си и  как най-добре да общувате с него.

  • Да казвате  „да“, когато имате в предвид  „не“:

На много хора им е трудно да кажат „да“, когато са поставени до стената и са попитани  директно, дали могат да направят нещо, дори ако те не са имали време да оценят правилно това, което казват. Това се отнася и за малки обещания като: „Аз ще ви я изпратя веднага“ Да обещаваш нещо, което не можеш да направиш е класическа и много сериозна грешка, която не служи на всеки. Проблемът е, че не можете да спазите обещанието си и това започва да влияе на репутацията ви. Вместо това отделете време да кажете „Мога ли да се свържа с вас по този въпрос?“ Можете също така да предложите алтернатива, като кажете: „Аз не мога да направя А, но мога да направя B“.

  • Разчитане твърде много на седмичния статус на срещите

За много мениджъри на проекти (инвеститорски контрол) седмичните срещи са основният начин за комуникация с екипа. На тези срещи ръководителят на проекта (проджект мениджър и инвеститорски контрол) разбира за развитието на проекта (инвестиционен) и получава информация от всеки член на екипа, за напредъка на проекта. Този тип срещи е чудесен за ръководителя на проекта (инвестиционен), но не е задължителен за членовете на екипа, които могат да го приемат за загуба на време. Да направите кратка срещата и да се концентрирате върху напредъка, постигнат след последната среща, може да помогне за решаването. За да включите всеки член на екипа обаче, е важно да се направят една-две срещи на четири очи, като всичко ще бъде за тях и техните нужди; не за вашите нужди. Посъветвайте се с тях за това, което те най-много се радват да правят, от какъв тип подкрепа се нуждаят и как да им помогнете да работят по-ефективно.

  • Осигуряване на твърде много и твърде подробна информация

Често се приема, че предоставяме повече подробности на управители и заинтересовани страни. Но истината е, че ние трябва да им дадем само коректния  размер от информация и нищо повече. Когато изпращате седмичен доклад или доклад от проведена  среща не претоварвайте получателя с излишни подробности. Отбележете напредъка, обобщете рисковете и проблемите и как ще се справите с тях, и представете актуална информация за бюджета. Направете го много ясно, ако имате нужда от решението им за нещо или ако  просто предоставете актуализация. Подробна информация трябва да се предоставя, когато те имат нужда от вземане на решение за нещо. Направете го просто и не използвайте жаргон. Вашата цел е да ангажирате аудиторията си и за това, това което трябва да съобщите трябва да е разбираемо.

 

  • Ако не сте успяли да попитате за обратна връзка

Човешко е, да се чувствате незадоволен, а това включва и търсенето на обратна връзка. Може би се опасявате, че хората ще ви кажат нещо негативно и затова се въздържате да поискате това на първо място. Но като не зададете този въпрос, вие си навличате голяма немилост. На първо място, е много по-добре да знаете какво хората мислят за вас и за проекта (инвестиционен), отколкото да не знаете. Когато знаеш, ще можеш да направиш нещо по въпроса и да използваш обратната връзка в своя полза. В допълнение, има вероятност да се получи обратна информация за нещо, което правиш наистина добре, а  не сте били наясно с това. Това ще повдигне духа ви и ще позволи да изгради силните ви страни. Защо не опитате? Попитайте хората какво уважават, а), какво трябва да спрете да правите б), това, което трябва да започнете да правите и в), което трябва да продължите да правите. Хубаво и просто!