ДЕЙСТВИЯТА, КОИТО ПРОЕКТОВИЯТ РЪКОВОДИТЕЛ ТРЯБВА ДА НАПРАВИ ЗА ЕФЕКТИВНО УПРАВЛЕНИЕ НА ПРОЕКТ
Ръководител на проекта е лицето, което отговаря за осъществяване на поставените за проекта цели. В няколко реда ще се опитам да Ви представя основните моменти на ефективното управление на проекти или действията, които проектовият ръководителтрябва да предприеме, за да контролира и овладее процеса на управление.
1. Изграждане на доверие между участниците в екипа на проекта
Без доверие даден проект може много бързо да загуби инерцията си.Ръководителят на проекта трябва редовно да проверява “здравето” на проекта, като обръща внимание на следните въпроси:
- Има ли увереност за стартирането на проекта?
- Всички роли и отговорности ли са ясно определени и разбрани?
- Всички ли са уверени в успеха на проекта?
Най-добрият начин за изграждане на доверие е редовното показване на напредъка. На редовни обзорни срещи /оперативки /има възможност за обсъждане и преразглеждане на дейностите по проекта и показване, че проектът се развива според плана. Задължение на ръководителя на проекта е да направи точна преценка на интензивността на срещите, да покани необходимите участници и да изготви необходимите въпроси за обсъждане.
2. Управление на промените
Както секазва: единствената константа е промяната. Изисквания, които са определени, остойностени и подписани в началото на един проект често се налага да се адаптират към променящите се условия, през периода на проекта. Проектният екип обикновено разкрива неочаквани допълнителни усложнения, а дори и възможности за оптимизация по времето на жизнения цикъл на проекта. Така или иначе, разумно е да се предвидят и планират промените.
Част от ролята на ръководителя напроекта е да координира и планира някои възможни промени, тъй като те са предвидими. Това може да включва преопределяне на обхвата, по-ниски резултати, замяна на материали, нови идеи и решения в рамките на съществуващия бюджет. По-често това означава организиране на допълнителен бюджет, със съответните корекции в плана на проекта. Ясната комуникация и наличието на подписани споразумения са от съществено значение за осигуряване на ефективно управление на промените.
3. Планиране
Може да се каже, че проектовият ръководител е катодиригент на оркестър. Без непременно да владее определен инструмент, диригентът координира сложни процеси и зависимости в рамките на отделните части от музиката /проекта/. Той е отговорен за всеки детайл и за цялостнотокачество на крайния продукт.
В действителност ръководител на проекта е човекът, който раздава задачите в точния момент и на точното място. Много важно е всичко това да се планира, да се дадат цели и да се проследява напредъка внимателно. Без план-график участниците в осъществяването на проекта няма да имат представа къде “отиват” и кога ще “пристигнат”.
4. Комуникация
Всеки участник в екипа на проекта е специалист в своята област, но основно трябва да се разчита на потока на информация. Ръководителят на проекта трябва да е наясно:
- Дали всеки член на екипа знае всичко необходимо, за да върши работата си?
- Документирани ли са изискванията към проекта?
- Определена ли е икономическата обосновка на проекта?
- Кои са основните заинтересовани страни и на кого ще се отчита развитието на проекта?
- Има ли контрол /одит/ на проектните решения, проблемите, рисковете и промените?
Лесно е да се види, че без ефективна комуникационна стратегия на проекта е вероятно всички да страдат.
От различните видове срещи и оперативки по проекта, може би най-ефективната е сутрешната, не по-дълга от 15 минути с винаги един и същ дневен ред:
- Какъв напредък е отбелязан вчера?
- Какъв е планът за днес?
- Има ли някакви пречки, които да спрат процесите?
Тези срещи са чудесен начин да се следи напредъка и да се установят “буфери”, които трябва да се адресират към съответния проблем.
5. Анализ на риска
Ръководителят на проекта в крайна сметка е отговорен за гарантиране на “здравето” на проекта. Редовният анализ на риска е важна част от работата му. Процесът започва с определяне на възможните рискове така, че те да могат да бъдат регистрирани, оценени (в зависимост от влиянието и вероятността) и да се разпределят. Важно е да се вземе решение за това как най-добре да се управлява всеки риск. Това понякога става под формата на вземане на решение за план за извънредни ситуации. Все пак за предпочитане е по възможност намаляването на рисковете в краткосрочен план, като се предприемат действия за намаляване на вероятността или въздействието им върху развитието на проекта.
6. Решаване на проблеми
Дори и при най-добро планиране, комуникация и анализ на риска, проектът може да срещне затруднения. В такива случаи ръководителят на проекта трябва да направи всичко възможно да се постигнат положителни резултати. Може би най-добрият начин да се направи това е, като се съсредоточи вниманието върху “интереси”, а не на “позиции”. Не трябва да се забравя да се оценят реално интересите на всяка от страните и чак тогава да се обмислят възможни решения. Не винаги ефективният начин е разделяне на “портокала” на две, защото може да се окаже, че единият участник е искал само кората, а другият – само плода. Ако всичко се раздели по равно и двамата ще загубят. Ръководителят на проекта трябва да се консултира с всички заинтересовани страни преди да препоръча решение, за да може то да работи добре за всички.
7. Контрол на качеството
Трябва да се обърне особено внимание на контрола на качеството.За изпълнението на всяка дейност /продукт/ трябва да се определят качествени показатели, за да може тя да бъде контролирана. Ръководителят на проект трябва да отделя специално внимание към детайла, защото това помага да се гарантира, че малките проблеми няма да станат големи.