ЗАЩО ПЛАНИРАНЕТО Е ВАЖНО В УПРАВЛЕНИЕТО НА ПРОЕКТИ?
Като проект мениджъри нашия успех е свързан с това, колко добре се справяме с „тройния натиск“ – време, разходи и обхват. С цел ефективно управление на тройния натиск, планирането трябва да е на ниво. Ето една аналогия …
Ако искаме да пътуваме от София до Варна, бихме могли просто да се качим в колата и да тръгнем на изток. По всяка вероятност, пътуването ще ни отнеме повече време, отколкото ако седнем за няколко минути, погледнем картата, проучим най-подходящия маршрут и направим предварително хотелска резервация.
Би ли ни струва повече, ако не планираме? Вероятно! Ще ни се наложи да платим повече за гориво, защото бихме могли да попаднем на пътища в ремонт, да минем по заобиколен маршрут, или дори да се загубим.
Липсата на планиране може да предизвика ненужни конфликти между страните в процеса, бил той просто пътуване, или осъществяване на голям инвестиционен проект, защото има голяма вероятност някоя от страните да не спре да попита за посоката, когато се загуби. Същото е и в управлението на проекти, проектът би могъл да се изпълни и без предварително планиране, но това ще отнеме повече време, ще струва повече и ще има много ненужни отклонения по пътя на изпълнението, което ще оскъпи процеса и ще доведе до неспазване на срокове и ненужни конфликти.
Ако приемем, че всички сме съгласни, че да се планира един проект е важно, бихме казали, че трите най-важни план – инструмента в управлението на проекти са:
• Изграждане на структура на работа – Йерархичната структура се състои в това, общия обхват на работата да бъде извършен от екипа на проекта, да се осъществяват целите и да се постигат необходимите резултати.
• График на проекта – Графика на проекта показва всички дейности, основни етапи, работно натоварване, продължителност, зависимости, ресурси и критичен път.
• Бюджет – За да се проследяват и управляват разходите, проект мениджъра трябва да разполага с информация какъв е бюджетът, какви са условните резервни фондове и кога ще бъдат разпределени средствата.
Ние, като опитни проект мениджъри, избираме тези три документа, тъй като те ще ни позволят да управляваме и да се справим с тройния натиск. За постигане на съвършенство, бихме включили също регистър на риска с качествен и количествен анализ, планове за редуциране на риска и евентуални причинители на риска.