КАК БИ ИЗГЛЕЖДАЛ ИДЕАЛНИЯТ ИНСТРУМЕНТ ЗА УПРАВЛЕНИЕ НА ПРОЕКТИ
КАК БИ ИЗГЛЕЖДАЛ ИДЕАЛНИЯТ ИНСТРУМЕНТ ЗА УПРАВЛЕНИЕ НА ПРОЕКТИ
Опитните мениджъри на проекти знаят колко неефективни могат да бъдат традиционни приложения за управление на проекти.
Недостатъците на традиционните инструменти могат да бъдат разделени на няколко елемента:
Необходимост от прозрачност
Мениджърите на компаниите много често нямат определен поглед на вътрешните си операции. Това се дължи на несъответствие между стратегическите планове, тримесечните планове, плановете за проекти и ежедневните списъци със задачи на членовете на екипа. Всички тези елементи трябва да са част от един генерален план, за да се да се прецени, това което реално се случва в организацията.
Идеалният инструмент за управление на проекти трябва да позволи на екипите да взаимодействат в средата за управление на проекта, да превърнат вложенията си в общи планове и да им позволят да актуализират плановете си, когато е необходимо. Плановете трябва автоматично да бъдат обединени в по-голяма картина, а промените в графика трябва да бъдат достъпни за всички от екипа.
Днес мениджърът на проекта е центърът на всички комуникационни проекти. Негово основно задължение е да съставя актуализации на състоянието на проектите чрез имейли и срещи и да ги обедини в едно цяло. След това Ръководителят на проекта трябва да въведе смесицата от искания за промяна, идващи от заинтересовани страни и външни бизнес среди, след това ръчно да актуализира плановете по имейл на актуализациите на членовете на екипа, да докладва за напредъка пред висшето ръководство и да напомня на служителите за срокове и закъснели задачи. Този болезнен процес се повтаря ежедневно, което забавя ръководителите и организациите на проекта.
Идеалният инструмент трябва да елиминира голяма част от тази рутина. Ето как трябва да изглежда целият този процес в ежедневието:
Служител на компанията изпраща имейли на хората относно срокове и просрочени задачи, така че няма нужда ръководителят на проекта да отделя време и енергия за това. Когато се изпълняват задачи, служителите просто кликват върху връзка в електронната поща за напомняне, за да зададат завършените задачи. Информацията, че задачата е завършена, отива директно в споделеното работно пространство, така че вече няма нужда да събирате актуализации на състоянието чрез срещи и електронна поща и няма нужда да копирате тази информация от имейли до файлове на проекта. Известията по имейл поддържат хората на една и съща страница, така че мениджърът на проекта не трябва да изпраща допълнителни съобщения за актуализациите. Заинтересованите страни имат пряк достъп до отчети и графици, актуализирани в реално време, така че няма нужда те да извличат тази информация от мениджъра на проекта.Те могат да спрат да вършат ежедневните, рутинни задачи и да се съсредоточат върху това, че целият процес е по-продуктивен, ефективен и приятно за всички участници.
Интеграция по електронна поща
Друг голям проблем с традиционните инструменти за управление на проекти е, че информацията често ги заобикаля в електронната поща. Това е контрапродуктивно и скучно за ръчно копиране на актуализации от имейли до друго софтуерно приложение. Това е причината хората често да пропускат тази процедура, оставяйки плановете остарели. Има малко значение в остарелите планове. Така че всички сложни графични характеристики на традиционния софтуер за управление на проекти често стават безполезни в действителност, особено в мултипроектни и гъвкави среди, където графикът се развива с течение на времето.
Идеалният инструмент за управление на проекти трябва автоматично да доведе до комуникациите по електронната поща в съвместната среда за управление на проекти. Интеграцията чрез електронна поща е толкова важна, колкото и възможността да се позволи на членовете на екипа да актуализират сами плановете си. Голяма част от рутинните задачи на мениджъра ще бъдат отнети, оставяйки му повече време за управление и стратегическо мислене.
Резюме
След като проучихме всички ограничения, свързани с използването на традиционния софтуер за управление на проекти, сега сме в състояние да извлечем пълна представа за идеалния инструмент за управление на проекти.
Идеалният инструмент за управление на проекти освобождава силата на сътрудничество и позволява на служителите да допринасят за процеса на планиране и проследяване. В същото време тя позволява на ръководителите на проекти да контролират промените и да следят напредъка. Ръководителят на проекта ръководи работата на екипа въз основа на най-актуалната информация.
Идеалният инструмент е прост, гъвкав и евтин. Той се използва от всички – от висшите мениджъри до обикновените служители в компанията.
Най-важното е, че идеалният инструмент за управление на проекти помага на компаниите да спечелят важно конкурентно предимство, като могат да виждат всички вътрешни операции и бързо да реагират на промените в бизнес средата. Приемането на такъв инструмент ще бъде в полза на всички.