КАК ДА КОНТРОЛИРАМЕ ИСКАНИЯТА ЗА ПРОМЯНА
КАК ДА КОНТРОЛИРАМЕ ИСКАНИЯТА ЗА ПРОМЯНА
Промените са важна част от всеки проект. Има два фактора, които гарантират генерирането на искания за промени: промените, които се случват на пазара, към който е насочен проектът, и неясно разбиране на целите и задачите на проекта. Успешните проекти са достатъчно гъвкави, за да отговорят на тези стимули.
По-лесно се избягват исканията за промени, които са резултат от неразбирането на заинтересованите страни за целите и задачите на проекта. Ясната комуникация за общите цели и задачи на проекта ще постави проекта на твърда основа.
Ето няколко съвета как да направите това и да изпълните проекта на време.
Даване на гласност на проекта
Исканията за промени са като малки бизнес казуси и трябва да съдържат елементите, които съдържа бизнес проекта. Елементът, който ни интересува тук, е очакваната полза от промяната. Искане за промяна, произтичаща от извършването на промяната, като например улесняване на процеса на онлайн покупка, превръщането на продукта в по-привлекателен за целевата демографска група или промяна на функция за промяна на процеса на работния поток. Искането за промяна може да добави по-голяма стойност към проекта. Този тип заявка за промяна трябва да преминава към следващата стъпка в процеса на управление на промените.
Заявките за промени не могат да съдържат изрично описание на ползите, които те носят. Подразбиращата се полза за организацията или проекта може да бъде скрита в техническото описание на исканата промяна. Процесът на управление на промените трябва да предоставя информация за контакт на заявителя в искането за промяна и всички заявители да са готови да отговарят на въпроси относно техните искания. Посетете, обадете се по телефона или изпратете имейл на заявителя и ги помолете да обяснят по-подробно бизнес казуса. Попитайте ги за водещи въпроси като „Какво ново пазарно търсене ще предизвика тази промяна?“, „Как тази промяна ще спести време на проекта?“, или „Колко пари ще спести тази промяна на проекта?“. Избягвайте да задавате въпроси като „Тази промяна ще подобри ли системата? ”, или“ Как ще се подобри тази промяна?”. Тези въпроси ще дадат възможност за дискусии за това, защо тяхното решение е по-добро от първоначално определеното.
Превенция
Ако трябва да избегнете загубата на време за изготвяне на заявки за промени, които не са от полза за организацията или проекта, можете да го направите по следващият начин. Посочете ясно целите и задачите на проекта, в деловия случай и в работното становище. Яснотата на целта на проекта е първата ви стъпка към избягване на излишни искания за промени. Бъдете сигурни, че целите и задачите на проекта са посочени ясно и просто.
Уверете се, че използвате най-добрите практики, които ръководството на проекта предлага за събиране и проверка на изискванията на вашия проект. Започвате с ясен, сбит набор от цели и задачи на проекта и така изпълнявате първия критерий за събиране на изисквания. Следващото е да се привлекат подходящите заинтересовани страни за въвеждане на зададените изисквания. Правилните заинтересовани страни са тези, които ще използват системата, тези, които са клиенти или клиенти на системата, тези, които притежават системата, тези, които отговарят за пазара на клиентите, или тези, които притежават системи, които трябва да взаимодействат с новата / променена система.
Изискванията също трябва да бъдат ясни, кратки и недвусмислени, така че да могат да бъдат тълкувани в спецификациите, уреждащи това, което е изградено. Изискванията следва да бъдат проверени – как ще изглежда продуктът, когато изискването е изпълнено? Как ще реагира системата? Следващата стъпка в получаването на изискванията е да се подпишат правилните хора на изискванията. Или казано по-просто, правилните хора са тези, които притежават или са отговорни за бизнес звената, към които принадлежат заинтересованите страни. Те могат да делегират решението на подчинен, но трябва да делегират само на един подчинен, а не на целият екип.
Последната стъпка при улавянето на проектните изисквания е съобщаването на одобрените, подписани изисквания на заинтересованите страни по проекта. Изискванията ще бъдат обхванати в някаква форма на документ за бизнес изисквания или търговска спецификация. Уверете се, че това е в четлива форма, осведомете заинтересованите страни за неговото местоположение, съобщите очакванията си за четенето му и се уверете, че тя е достъпна за всички заинтересовани страни.
Трябва да действате като скрининг, така че ценните ресурси на проекта да не се губят, анализирайки и оценявайки заявки, които нямат надежда за приемане.
Вашият план за управление на промените трябва да предостави възможност за отхвърляне на искания за промени, които не са подкрепени от бизнес казус преди стъпката за оценка. Лицето, отговорно за управлението на промяната на проекта, трябва да бъде ръководител на проекта, или някой от екипа по проекта който е назначил тази роля.
Не се колебайте да отхвърлите промяна, която сте преценили, че няма бизнес казус, за да я подкрепите.
Важно е, когато се занимавате с искане за промяна, относно бизнес случай, който не е посочен в заявката, да бъдете готови и гъвкави в този случай, в края на краищата вашата цел не е да елиминирате исканията за промени, а просто да елиминирате тези, които нямат делово дело.