КАК ДА СЕ СПРАВИМ С ПРОЕКТ ПРЕД ПРОВАЛ?
Изпитвате затруднения при изпълнението на проекта? Вие и екипът Ви го осъзнавате, но поради една или друга причина избягвате тези проблеми. Нуждаете се от бързо решение. Как да се справите със ситуацията? Ето няколко предложения, които могат да Ви насочат в правилна посока.
Преосмислете обхвата: Първо отделете внимание на документацията, включително на отчета за извършена работа и одобрените промени. Обмислете какво е необходимо да бъде изпълнено. От друга страна е необходимо да подредите и оформите документите, които неофициално са били добавени към проекта. Нужно е ясно да разберете ангажиментите и очакванията на другите. С тези данни се срещнете с инвеститора на проекта или с ключовите заинтересовани страни и се споразумейте къде да се хвърлят допълнителни усилия.
Изгответе график: На базата на положените усилия и наличните ресурси се преизчислява графикът. На този етап забравете за крайните срокове. Вземайки в предвид количеството работа и наличния набор от хора на разположение, се определя реалистична времева рамка за завършване на обхвата на проекта.
Определете разходите: Изяснете какъв е бюджета и каква част от него вече сте използвали. След изчисляване на разликата между двете суми сравнете с това, което остава да бъде изпълнено. На базата на ревизирания график създайте разумна оценъчна структура, която да бъде изпълнена.
Припомнете си научените уроци: Срещнете се с екипа и с останалите заинтересовани страни, за да определите в коя част на проекта са се появили проблеми. Създайте списък от стъпки, които да следвате с цел избягване на едни и същи грешки в бъдеще.
Разработване на алтернативни варианти: Използвайки обхвата на проекта, изготвения график и данните за необходимите разходи, прегледайте отново наличните опции. Базирайки се на „проектовия триъгълник”, включващ обхват, време и разходи, обмислете влиянието на различните варианти върху всеки един от посочените три фактора. Вашият план ще включва ли добавянето на нови ресурси? Удължаване на срока? Редуциране на обхвата? В някои крайни случаи правилното решение е анулиране на проекта. Непопулярен избор е оттеглянето на някои проекти. Намаляване на продължителността на тестовата фаза е известен вариант, но не е за препоръчване.
Признайте реалността: След като сте изготвили няколко надеждни алтернативи ги представете на екипа. Започнете със здравословна доза реализъм. Представете и планирайте ситуацията без да използвате метода на обвиняване. След това презентирайте плановете си за справяне с проблема. Позволете на екипа да участва в избора на вариант, както и в предлагането на решения.
Започнете на чисто: Ревизирайте обхвата, намерете финансиране, преосмислете графика и получете нужното одобрение. Разработете план и не забравйте научените уроци от първия опит.
Проектов триъгълник: Обрисувайте триъгълник, чийто страни представят съответно Обхват, Време и Разходи. Ако промените една от страните на триъгълника, това неминуемо ще повлияе на другите две. Намалявнето на обхвата ще Ви позволи редуциране на времето и/или разходите. Този принцип се отнася и за останалите две страни.