ОЧАКВАНИЯ ОТ УПРАВЛЕНИЕТО НА ПРОЕКТИ
ОЧАКВАНИЯ ОТ УПРАВЛЕНИЕТО НА ПРОЕКТИ
Как да дефинираме и организираме обхвата на проекта
Проектите се различават по размер, сложност, продължителност, ресурси, заинтересовани страни.
Определянето на обхвата на даден проект – какъв е планираният резултат и какво е необходимо за неговото завършване – е не само важно, но и необходимо.
Той създава яснота и отчетност и извежда пътя към успеха. Определянето на обхвата на проекта може да се окаже трудно.
Колко съществен е обхватът на проекта?
Компаниите и екипите не винаги отделят време да определят обхвата на проекта, тъй като често се разглежда като загуба на време и хората обикновено искат да преминат направо към планирането.
Независимо от това, времето преди започване на проекта е много важно за постигане на максимален успех.
Отделянето на време за разработване на обхвата на проекта трябва да се разглежда като инвестиция, а не като загуба. Колкото по-голяма е подготовката, толкова по-големи са шансовете за успех.
Определяне на целта
След като един проект бъде дефиниран като такъв, следващата стъпка е да се изясни точно защо проектът се инициира и каква е неговата крайна цел. С други думи, какъв е планираният резултат?
На този етап ние не говорим за „как“, ние говорим за „какво“. За да определим всички части на това, което предлагаме, използваме метода SMART: специфичен, измерим, приемлив, релевантен, свързан с времето.
За да разгледаме по-задълбочено какво и защо, идентифицираме как проектът е свързан с цялостната стратегия на компанията. Това ще ви помогне да разберете значението на проекта, контекста и желаните резултати. Също така е добра идея да се направи изчерпателен списък на всички заинтересовани страни – знанието кой участва е основна помощ за придобиването на по-ясна представа за това какъв трябва да бъде резултатът.
За да получите пълния поглед върху планираната цел или резултат, ще искате да се обърнете към цялата оригиналната документация, като първоначалното предложение за проект. Информацията тук обикновено дава всички отговори, които търсите, защо проектът е стартиран и какъв изрично трябва да изглежда крайният резултат – или какви функционалности трябва да предостави.
На базата на цялата информация се съставя проект за обхвата на проекта, който обобщава какво възнамерява да произведе проектът (продукт, услуга, конкретен резултат), неговата сложност и размер. Тази документация служи за основна цел, когато вашият екип е в разгара на проекта, тъй като може да бъде отнесен за изясняване и за привеждане на хората в съответствие с желания резултат.
Но не само вашите предположения ще се променят – обхватът също ще се промени. Някои подробности, усложнения и т.н., са просто непредвидими от началото. Така че е добра идея да се изгради в случай на неизвестност.
Първо се определя обхвата, а след това се разглеждат бюджета и времето.
След като обхватът е дефиниран, можете да започнете да правите изчисления за това колко ще струва проектът и колко време ще отнеме да го завършите.
Разбира се, ограниченията за разходи и време са пряко обвързани с обхвата на проекта.
Както виждате, получаването на обхвата възможно най-точно, прави и вашите изчисления по-точни.
По отношение на получаването на конкретни данни за ограничения във времето и графика, определете дали има дата на събитието, дата на стартиране или бизнес цикъл, за които са необходими резултатите от проекта.
За да получите още повече информация за нуждите от бюджет, време и натоварване, трябва да проведете разговор със заинтересованите страни. Ще трябва да създадете график с цялата необходима информация.
Организиране на обхвата на проекта
„Как“ е за намиране на правилния метод за проекта. Този метод ще ви помогне да го постигнете по логичен и организиран начин.
Един от най-простите начини за организиране и заснемане на обхвата на проекта е със структура за разбивка на работното място (WBS).
Това създава структура около обхвата на проекта чрез създаване на йерархия на резултатите и разбивка на задачите, необходими за тяхното изпълнение. Най-просто казано, той разделя всички дейности, които трябва да бъдат извършени, до най-малките действия.
Заявката за проект може да премине през няколко етапа на одобрение, за да се гарантира неговата осъществимост.
От изключително важно значение, е да се разгледа цялата информация, да се заинтересованите страни да бъдат информирани и да се предвидят евентуални промени и / или предположения, които трябва да бъдат направени.
След като тази информация бъде организирана в декларация за обхвата на проекта и структура за разбивка на работата, уверете се, че и двата документа са лесно достъпни за членовете на екипа, за да се позовават на цялото изпълнение на проекта.