СТРАТЕГИЯ И ПОСТИГАНЕ НА ЖЕЛАНИТЕ РЕЗУЛТАТИ
Работили ли сте някога за компания, която има и разработва твърде много проекти? Ситуацията обикновено се характеризира с безкрайни дискусии колко дълго определен проект ще продължи, дали ръководителят на проекта може да поеме още един проект и как може да се справи с изпълнението му, без да бъди претоварен от работа, задължения и отговорности.
Е, аз съм работил за няколко такива организации, които се сблъскват със ситуацията описана по – горе. Хората, които работят за тези компании са с доста специфични умения и знаят, че всеки проект, която е на масата трябва да бъде изпълнен.
Не трябва да ставате жертва на същата тази ситуация. Можете да изберете да бъдете честен със себе си и вашата организация за това колко всъщност може да се направи, и продуктивно да решите кои неща от списъка, ще се решават, и кои не. Това, което може да ви преведе през тези трудни решения е стратегия на организацията.
Ключови предположения относно Стратегия
За да се разбере как стратегия може да ви помогне, е важно да се знаят, основните аспекти.
- Стратегия съществува, за да ръководи процеса на вземане на решения. Една добра стратегия не уточнява точните действия, които вашата организация ще поеме (т.е. стратегически “План”), по-скоро тя осигурява предпазни мерки, които изразяват намерението на вашата организация.
- Ефективно решение се случва, когато се вземат решения от добре информирани хора. Най-информирани са хората, които вършат работата на ден за ден, защото те са най-близко до действието, и тъй като те не се занимават с филтрирана информация, като тези, близо до върха на класацията на организацията.
- Вашата организация изпълнява своята стратегия чрез проекти. Добре създадената стратегия има някои аспекти, които ръководят решенията за действие ден за ден. Въпреки това, повечето стратегии имат тенденция да се създават за да управляват промените, или промяната се задвижва чрез проекти и / или разработване на продукти.
- За да се осигури ефективно вземане на решения, което гарантира на хората, които работят по проекти, че разбират стратегията на организацията си. Ако сте съгласни, с първите три аспекта, то тогава ги следвайте, където те водят. Вие ще искате да се уверите, че хората, които работят по вашия проект (и) разбират стратегията на организацията си, така че те могат да вземат информирани решения в съответствие с намерението на организацията си.
- Ако хората не разбират стратегията и тя не е действена, те ще я игнорират, или ще интерпретират по начин, който прави живота им по-лесен. Стратегии, които се съобщават от 60 слайда на PowerPoint, изпълнени със сладникави фрази и изрази, или че имат зашеметяващ набор от цели, не подпомагат вземането на добри и конструктивни решения.
Стратегията трябва да бъде семпла, полезна, позната и разбираема. Един път покрила тези критерии, можете да я използвате, за да подобрите шансовете за много по – добри резултати.
Как да използваме стратегията, за да постигнем много по – добри резултати
- Да разберем какво е стратегия. Ако не разбираме стратегията на компанията, няма да успеем да разберем колко уместен е вашият проект към стратегията на организацията. Когато съм работил като консултант в различни организации, аз често започвам с оглед на самата организация, за да получите първоначална идея. Втората стъпка е /ако разбира се е възможно/, един смислен разговор с някой, който е участвал в създаването на самата стратегия. Установил съм, че е добър начин да се опише една стратегия чрез формата на решението Филтри: “Това ще ни помогне да направим [X]?” където [X] е целта на организацията.
- Да определим колко сходен е нашият проект със стратегията на фирмата. Имайки в предвид разбирането на стратегията по описания по – горе начин се прилага решението с филтър за вашия проект. Ако не можете да отговорите с категорично “ДА !!!” имате още работа за вършене. Вие трябва да получите по-добро разбиране на проекта, за да се види дали това е от полза за организацията. Ако видите неща, които показват, че не е от полза, тогава е време, да разговаряте с вашия спонсор/възложител на проекта. Обикновено това не е лесен разговор тъй като изпълнителите на проекта често се влюбват в своите проекти, до точката, че те са се убеди, че този проект е най-важният проект на организацията. Няма значение, че проекта няма пряко влияние върху стратегията, и оперативно не е уместен за организацията. Разберете от гледна точка на Възложителя защо те искат този проект. Оценката на възможност създаден от версията ми за проекти, осигурява добър списък с въпроси, за да се говори с вашия спонсор, за да помогне на вас и на спонсора да вземе това решение.
- Изграждане на общо разбиране на равенството на стратегия с останалата част от екипа. Предполагаме, че сте продължили своя проект и трябва да се уверите, че екипът, който работи по проекта е наясно със стратегията и реализацията на проекта, свързан с организацията. Това е част от участието на екипа в проекта. Вашите резултати няма да бъдат толкова добри само с разпространение на документи за екипа, а много по – добре е да ги включите в дискусията с възложителя, което ще бъде много по – добре за резултатите от проекта. Техника, която ви препоръчваме, за да бъдете максимално полезни е да си зададете така наречените проблемни въпроси:
Проблемът на …
Засяга …
Влиянието на която е …
Ние ще знаем, че проблемът е решен, когато …
Започнете чрез споделяне на филтъра за решение, за което стана въпрос по – горе. След това нека всеки човек напише собственото си изявление за проблемите на четири отделни чати, една бележка за всяка фраза. След като всеки един от екипа прочете
проблема трябва да започне сътрудничество за решаването на тези проблеми и оптимизация на работата с цел постигане на положителни резултати и успешно завършване на проекта.
- Засилване на връзката на стратегията в рамките на проекта. В процеса на работата по проекта, вашият екип ще взима решения по време на този процес. Ще възникват въпроси от рода: – С какви елементи трябва да работим по-нататък? – Как трябва да се подходи към този конкретен елемент? – Трябва ли да се работи върху по-нови неща, или да коригираме дефектите на нещата, които в момента управляваме? и т.н. Когато екипът се натъква на тези въпроси, трябва да го насърчим да обмисля решението си с филтър (и) на методология, за които стана въпрос по – горе в статията и да използваме тези методи и технологии, за да ръководят в вземането на правилни решения.
- Да продължите да прилагате техниките и методите на филтъра, матриците, правилата и т.н. на стратегията. По време перспективите, или дискусиите за планиране, не е лошо да се отразяват обратно за да се уверите, че проекта ще постигане какво би трябвало да постигне. Посъветвайте се с Вашия екип да спре и да обмисли дали проектът е все още в правилната посока. Трябва ли да продължи по същия начин, да се промени, или да приключи. В зависимост от естеството на вашата организация може да се наложи да направите това анонимно. Ако общата посока на екипа е “промяна”, разберете какви промени те предполагат. Ако предложението е “Край”, разберете защо те мислят, че е така и да се обсъдят последиците от това.
Вие също така ще искате да бъдете подготвени за дискусията с вашия възложител и да го запознаете с мнението на екипа за продължаване – промяна – или завършек на проекта. Опцията за завършек на проекта винаги ще бъде трудно решение, защото на въздействието на загубите, заблудата и как той влияе за вземане на решения на хората. Става дума за честни разговори.
За да се осигури правилното нещо, и да се избегне работа върху грешните неща, имате нужда от стратегия, която ефективно да ръководи решенията. Трябва да има честни разговори по отношение на привеждането в съответствие на проекти в тази стратегия. И трябва да бъдете готов и способен да убедите възложителя си, че даден проект вече не е добра идея. То може да бъде неприятно, но мисля, че ще се намери, много по-ефективен подход в дългосрочен план.