УПРАВЛЕНИЕТО НА ПРОЕКТИ
УПРАВЛЕНИЕТО НА ПРОЕКТИ
Как да дефинираме и организираме обхвата на проекта?
Проектите се различават по размер, сложност, продължителност, ресурси.
Определянето на обхвата на даден проект зависи от това какъв е желаният резултат.
Установяването на обхвата на проекта може да се окаже трудно. Поради тази причина Вие трябва да се запознаете с конкретните детайли. Има много елементи, които трябва да се вземат предвид, за да се обхванат основните линии на дадена програма или проект.
Колко съществен е обхватът на проекта?
Компаниите и техните екипи, които се занимават с управлението на проекти, не винаги отделят време за да определят обхвата на проекта, тъй като той често се разглежда като загуба на време; и хората обикновено го пропускат и направо започват с етапа на планиране.
Проектите често се провалят поради много причини, а един от основните е необоснованите очаквания, поради липсата на разбиране относно целта на проекта. Това може да се дължи и на липсата на знания и организационни умения, които затрудняват спазването на крайните срокове.
Отнемането на време за разработване на обхвата на проекта трябва да се разглежда като инвестиция, а не като загуба. Колкото по-голяма е подготовката, толкова по-големи са шансовете за успех.
След като проектът се дефинира, следващата стъпка е да се постигне яснота по въпроса защо проектът се инициира и каква е крайната му цел. С други думи, какъв е очакваният резултат? Защо е необходима мотивацията?
На този етап не говорим за „как“, а за „какво“. За да определим всички части на това, което предлагаме, използваме метода SMART: Специфичен, Измерим, Приемлив, Релевантен, Време-обвързан.
Да разгледаме по-задълбочено какво и защо, да определим как проектът е свързан с цялостната стратегия на компанията. Това ще Ви помогне да разберете важността на проекта, контекста и желаните резултати. Също така е добра идея да се изготви изчерпателен списък на всички заинтересовани страни – знаейки кой е включен, ще имате по-ясна картина за това какъв трябва да бъде резултатът.
За да получите пълна представа за планираната цел или резултат, ще трябва да прегледате цялата оригинална документация, като първоначалното предложение за проект. Информацията тук обикновено ще Ви насочи към всички отговори, които търсите, за това защо е стартиран проектът и какъв трябва да бъде крайният резултат – или какви функции трябва да предоставят.
Въз основа на всички обучения, се изготвя декларация за обхвата на проекта, за да се обобщи какво възнамерява да произведе проектът (продукт, услуга, специфичен резултат), неговата сложност и размер. Тази документация служи за основна цел, когато вашият екип е в центъра на проекта, защото той може да бъде отнесен за изясняване и за придържане на хората в съответствие с желания резултат.
След обхвата, след това идва трябва да се определят бюджета и времето.
След като се определи обхватът, можете да започнете да правите изчисления за това колко ще струва проектът и колко време ще е необходимо за неговото завършване.
Ценовите и времевите ограничения са пряко свързани с обхвата на проекта.
Определянето на възможно най-точен обхват прави и вашите изчисления по-точни.
По отношение на получаването на конкретни данни за ограничения във времето и графика, определете дали има дата на събитието, дата на стартиране или бизнес цикъл, за които са необходими резултатите от проекта.
Въз основа на всички ограничения, които откривате, някои части от проекта ще трябва да бъдат изместени приоритетно, за да се предостави навреме и по бюджет.
За да получите още повече информация за бюджета, времето и работното натоварване, говорете с вашите заинтересовани страни. Ще трябва да създадете график с цялата необходима информация.
Организиране на обхвата на проекта
“Как”, е за намиране на правилния метод за проекта. Този метод ще ви помогне да го постигнете по логичен и организиран начин.
Един от най-простите начини за организиране и улавяне на обхвата на даден проект е Структурата за разбивка на работата (WBS).
Създава се структура около обхвата на проекта чрез степенуване на резултатите по значимост и разбивка на задачите, необходими за тяхното изпълнение. В най-простия смисъл, тя дава в детайли всички дейности, които трябва да бъдат изпълнени, до най-малките подробности.
Искането за проект може да премине през няколко етапа на одобрение, за да се гарантира неговата осъществимост.
Има много неща, които трябва да се обмислят при съставянето на обхвата на проекта. Ключът е да се разгледа цялата информация, да се информира чрез говорене със заинтересованите страни и да се изгради непредвидена ситуация за всякакви промени и / или предположения, които трябва да бъдат направени.
След като тази информация бъде организирана в декларация за обхвата на проекта и структура на разбивка на работата, се уверете, че и двата документа са лесно достъпни за членовете на екипа, за да се отнасят по време на изпълнението на проекта.