УПРАВЛЕНИЕ НА СРЕЩИ
Работните срещи може да бъдат много продуктивни или да са чиста загуба на време. Предлагаме няколко съвета, които ще спомогнат за подобряване на уменията Ви за ръководене на срещи.
Ключ към ръководенето на срещи
Срещата трябва да има ясно дефинирани Цел, Дневен ред и График. В противен случай няма смисъл да се провежда.
Необходимо е ясно да дефинирате целта на срещата в едно до две изречения – “Тази среща е за планиране на …” или “Тази среща е за разглеждане на…”. По този начин за всички участници в срещата се конкретизира защо са поканени, какво трябва да се направи и се задават критерии за успеваемост.
Установете дневен ред. Избройте темите, които ще се преглеждат, дискутират или проверяват. Сложете времева рамка за всяка тема от списъка и посочете човек, който ще говори или ще води дискусията.
Задайте график – като минимум час за начало и край на срещата. Добре е да се зададе продължителността на всяка точка от дневния ред. Това ще даде и общата продължителност на срещата.
Не изчаквайте
Срещите трябва да започват точно в определения час. Не изчаквайте закъснели участници. Когато някой пристигне по-късно не се връщайте назад за преглед на миналите теми от списъка. Това е загуба на време за всички, дошли на време за срещата.
Ако организаторът на срещата не дойде навреме, обявете срещата за отменена и се върнете към рутинните си задължения. Времето за изчакване на организатора на срещата варира, но не се препоръчва изчакване повече от пет минути.
Водете и съхранявайте записки от срещите
Човек различен от организатора трябва да води записки от срещата. Колко детайлни са те зависи от естеството на дискусията и от уменията на водещия на записките. Ако има разписан дневен ред (което е задължително да бъде направено), протоколчикът може да го използва за база. Записките трябва да показват кои са присъствали, разискваните теми, достигнатите рещения и поставените задачи.
Скоро след срещата (обикновено до 24 часа) протоколът от нея трябва да се разпространи до всички присъствали, всички поканени но неприсъствали и други заинтересувани от срещата. Електронната поща е идеална за разпространението му. При получаването на протокола неприсъствалите на срещата се информират за напредъка на задачите и се напомня на всички за техните конкретни задължения.
Не се отклнявайте от предвидените теми
Всяка среща трябва да има някой, който да я връща на дневния ред. Този човек трябва да прекъсва дискусията, когато тя се отклони от него. Разискването на поставените нови въпроси може да се отложи за след изчерпването на зададения дневен ред или за тях да се предвиди нова среща. Много е трудно да се отсеят допълнителните въпроси по темата от тези извън нея. Организаторът на срещата решава кой въпрос към кой тип спада. При колебание в краен случай може да се каже: “Нека това остане под черта”.
Надяваме се споделеното по-горе да помогне за увеличаване на продуктивността на срещите Ви.